東日本大震災
今回の東日本大震災により被災されました方々に心よりお見舞いを申し上げます。
私たちにできることは東日本大震災の被災地救援のため、義援金を募金することぐらいしか思いつきません。日本全国民が一丸となって救済、復興に全力を注いで欲しいと思います。
願わくばこれを機に政界政党における国会のくだらないチキンレースはお止めになって本当の日本国民のための政治を、そして日本国の立て直しを願う次第です。
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情報整理術７（もっともシンプルな方法）
さて前回は本格的データベースシステムを列記しましたが制作するにはそれなりのスキルが必要です。しかしもし初めての人でデータベースソフトを扱ってみたいと思う人は是非とも「桐」をおすすめします。過去記事にも何度もでてますが。
http://www.kthree.co.jp/kiri/index.html
桐に関してはまたいずれ
それでもめんどくさい、難しいというならテキストベースのメモ帳、テキストエディタ、ワード、オープンオフィス。何でもOKです。
いずれにしてもファイル内の検索機能があるので膨大な量でも瞬時に表示されます。
もっともシンプルなインデックスデータベースの作り方
テキストファイルにて
No タイトル カテゴリー キーワード 概要
１－１ どうして円高か？ 経済 ギリシャ 財政危機 ヨーロッパにおける国債発行高など
上記のように最低5個の項目に対して記録するだけです。NOごとに改行をしていきます。
目的の語句を検索すると瞬時に出ますのでその行のNoを確認します。
そしてそのNoはファイルのNOとそのページですから本棚から瞬時に目的の資料を出すことができます。
これによりスキャナーできない書類、不定形のもの、新聞記事などあらゆる情報が整理できます。
もちろん項目は自分で追加したり（例えば日付を追加する）アレンジができます。項目のことをデータベース用語でフィールドと言いますがフィールドがあまり多くなりすぎると作成に時間がかかるのでできるだけシンプルがいいでしょう。
これで新聞記事や雑誌、書物といった不定形の印刷物はこれで完璧です。１００金のクリアファイルと無料のテキストエディタさえあればOKなので（パソコンはいりますが）特にお金かけなくても自分専用の百科データベースのできあがりです。
次回は同じくネット上の情報整理について
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情報整理術6 （もうすでに過去のツールか、google）
以前に紹介するはずだった本を忘れてました。グーグル関連本です。このご時世、情報処理を語るにまずグーグルを知らないと言うことはありえない。グーグル関連本はいっぱいあります。しかしこの本だけは別格です。
なぜなら元グーグルCIO（最高情報責任者）ダグラス・C・メリルが書いた本だからです。いくらグーグルのヘビーユーザーでもこの本を読まなければ真のユーザーにはなり得ない。または情報整理を語れるわけがない。
グーグル時代の情報整理術 ダグラス・C・メリル&ジェイムズ・A・マーティン 千葉敏生訳
しかしこの本は2009年12月発行です。その時すぐに紹介すれば良かったのですがその時からもうすでに一年以上経過しています。このIT関係の本というのは進歩が激しく少し時間がたつと全く価値のないものになってしまします。小説や文学本とちがい。
たしかにグーグル自体が出現してITに旋風を吹き荒らして数年が過ぎようとしています。つい最近でさえ、フェースブックにアクセス数を追い越されたと報道されました。もうグーグルは過去のものなのか？そうではありません。
この手の会社はたしかにアクセス数が企業の価値となり売り上げが直結するのですが、グーグルの多様な商品、サービスはまだITのトップランナーでいます。
この本はいわゆるWEB２．０の象徴としていわれるグーグルの発想の原点が個々にあるような気がします。単にグーグルサービスを紹介しているのではなく原点に返って情報とは何かとか、記憶とはなにかとか情報整理のバイブルみたいな本です。ぜひご購読を。
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情報整理術５（インデックスデータベース作り方）
つづきです。
ではインデックスデータベースをつくるにはどうすればよいか。
これには様々な方法があります。自分のスキルによってデータベースソフトを使いこなすのか、それとも表計算ソフトで甘んじるのか、それでもめんどくさいときはテキストベースのメモ帳でも可能です。
つまり何でもできるということです。また個々の環境によってはスタンドアロンでいいのかＬＡＮでいいのかクラウドにしなくてはいけないのかを選択したらいいかと思います。
以下に主要なシステムを列記します。
高度な管理をしたい
Oracle
DB2
MS SQL Server
ネットで管理をしたい
MySQL、PostgreSQL
素人が高度な管理をしたい 個人データベースソフト
Access
FileMaker
五郎
桐
最もシンプルな方法
ワード、メモ帳など
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今日は九州矯正歯科学会
今日は九州矯正歯科学会のため博多に行きました。
博多駅もほぼ完成しており開業が間近。
さっそく東急ハンズの会員になってきました。東京ではよくいってましたが九州初上陸ということで非常に楽しみです
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ひさびさ豊後高田
超久しぶり 更新しました。今まで何やってたんだと思います？何にもやってません（笑）
いつもこんな調子で過去も何度も断念してましたが今回はなんと8ヶ月ぶりに復活です。
こないだ久しぶりに豊後高田の昭和の町へ行ってきました。なんとなく心が和むような感じでいつもふらっと引き寄せられてしまう町です。こんどはいつものメインストリートから外れて橋を渡って（現在工事中）歩いてきました。このあたりも観光的なお店はありませんが飾り気のないいいかんじの町でした。
そして あったあった。石段が。いいねえ これ。
これはあのどらえもんなどで定番の土管の3個積みのある空き地ではないか！見過ごしてました。やっぱり子供の遊び場は空き地の土管ですね
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情報整理術４（新聞の切り抜きからみる基本）
例えば新聞の切り抜き情報整理術を見てみましょう。
基本は新聞の切り抜きと（アナログ）とインデックスデータベース（デジタル）の共存が一番現実的なやり方です。
ＩＴ環境が整った現在でもそうです。
そりゃ理想は切り抜き記事をスキャンしてＯＣＲと同時にＰＤＦ化して完全デジタル保存するのがいいに決まってます。保存場所はいらないし、全面記事の内容も検索の対象になるので容易に目的の記事を探し出せます。
しかし上記のことをするのにドンだけ時間がかかるか。
まずＯＣＲ。はっきり言って15年前と全然進歩していません。活字認識率が非常に悪いのです。全文をテキストデータに変換するには相当な修正作業を必要とします。
ではＯＣＲはあきらめてＰＤＦ化だけに絞ればいいと思いますよね。確かにドキュメントスキャンであればあっという間ですね。しかし条件が。規格のサイズじゃないといけないのです。だいたい今市販されている卓上スキャンでもドキュメントタイプでも標準でＡ４サイズ。つまりそれ以下なら問題ありませんがそれ以上だと縮小コピーしてＡ４以下にするか、また不定形の切り抜きだとドキュメントスキャンは通らないのでＡ４コピー用紙にのり付けしてあるいはコピーして通さないといけません。切り抜き記事って四角形とは限らずふにゃふにゃ訳の分からない形になりますよね。
ゆくゆくは新聞もネット配信が主流になるでしょう。そうすればスキャンする必要もなく、しかもデータ収集の必要もなく容易にサーバにアクセスして自分のチェックした記事のみの検索もできるようになるでしょう。
でも今はまだアナログとデジタルのハイブリッドが主体です。（車もそうですよね。まだ燃料電池車や電気自動車の時代ではありません）
よって時間のたっぷりある方や極めて少量のデータ収集を行うのであれば上記の完全デジタル化のやり方が一番適してます。でも普通情報整理術を駆使しようとするひとは忙しい人が多いでしょうからその中で時間短縮を最大限に考えないといけません。
手順を示しますと
①まず気に入った新聞の切り抜きを行う。
②それをクリアファイルに入れる。
１ページ１記事とは限りません。大小様々ですので一ページに何枚も入れてもかまいません。後ほどインデックスでデータベース化するのでそれでいいんです。時間のある方はＡ４のコピー用紙に新聞の切り抜きを余白に何枚ものり付けしそれをクリアファイルに収納していってもかまいません。そうすれば目的の記事を読むときにわざわざクリアファイルから出さなくてすみます。それなら最初っからノートにのり付けでもいいのですがページどおしがくっついたり量が多くなるとすぐかさばります。
③クリアファイルはあまり多くカテゴリー分けしない。さらに時間短縮なら一つで時系列に収納していく。
ここで一つ課題があります。クリアファイルをカテゴリー別に収納するか一つのファイルに時系列に収納していくかですが、たしかにカテゴリー別に分けた方が後で見直すときに類似記事や比較検討ができますから非常に便利ではあるけれどもあまり多くのカテゴリーを作ってしまう（データ分散）とデータ管理が煩雑になってしまいます。
大まかなカテゴリだけファイルを別に作っておいてデータを収納するときに分散させます。
例えば「レシピ」というファイルを作ったとしてそれ以下のカテゴリ、つまり和風であるとか洋風であるとかイタリアンとかそんな細かいファイルは作らずランダムに収納していきます。あとはインデックスデータベースにお任せです。
④収納したクリアファイルには番号あるいはアルファベットをそしてページにはそれぞれ１．２．３．４・・・とつけていきます。そうすればA-15だとAのファイルの１５ページだとすぐに分かります。
⑤インデックスデータベースを作ります。
これで全て完了です。
見直すときにはデータベースを参照し、検索をかければ一秒もかかりません。そして実際の切り抜きを選び出すのに何秒もかからないですよね。ファイル名とページがわかってるので。
それでは次回はインデックスデータベースの作り方です。
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情報整理術３（情報整理術の目的）
さて 個々の情報整理術を考えるときにまず最新でかつ高機能である情報ツールを選別、使いこなすことが非常に大事です。こういう風に言えばじゃあ最新の携帯端末、多機能なスマートフォン、今ブレイクしているＩＰＡＤなどを購入して使いこなさないといけないのかと聞こえるかも知れませんがそうではありません。これらのハード機器はモバイルに特化してるだけで機能としては卓上のパソコンに勝るわけではありません。情報整理術の観点から入力が重要でこれらは入力には適さないからです。たしかにこれら最新の機器を外で持ち歩いたりするとかっこいいですが。どちらかというとハードではなくソフトを重きを置いた方が賢明です。
かっこわるいですが先日ご紹介した「情報は一冊のノートにまとめなさい」でＡ６ノートをもちあるいたほうが大変合理的で情報整理術としては理にかなってます。
情報整理術を論ずるのにかっこはどうでもよいのです。例えば全ての情報を電子化、データベース化することはとてもかっこいいですが、情報入力の点で時間がかかりすぎるのです。あまりにもかっこや理想を追い求めていると本来の目的から脱線していまい貴重な時間を消費してしまうことになります。脱線してること自体も気づかずにタダ自己満足の世界に浸ってしまうこともあるかとおもいます。
そこで本題に入る前に情報整理術の目的を整理したいと思います。何で私たちは情報整理術にあの手この手を費やしているのでしょう。直感的に思いついた点からあげると
１ 知的好奇心の追求。
世の中って分からないことばかりですよね。だからそれを知りたいという欲求が誰にでもそしていつでもあると思いますがそれを満たすことにより豊かな人生を送ることができます。それを実行するためには情報を検索するためのツールや探した情報をストックするツールあるいはメソッドを獲得していかないとそれが実現できない。
２ 時間の凝縮
これも豊かな人生を送るために情報検索、ストックに膨大な時間がかかっては貴重な時間や人生をそれに消費されてしまいます。これでは本来の目的を達成する過程が主目的になっては本末転倒。人生はあっという間です。スローライフも結構ですが情報整理術だけはスローではあまりにももったいない。この無駄を最小限に食い止めなければならない。
３ 生きてる証（あかし）を残したい。
よくヘビーブロガーがいう言葉ですが、自分の身の回りのことをブログに残すことの目的、意味は自分の生きてる証をのこしたいとよく言います。情報整理術の観点からもこの言葉も大事な目的の一つです。
人は必ず忘れます。忘れっぽい人が自分が頭が悪いからという人がいますけどそうではないんです。生理的に忘れるようになっているのです。エヴィングハウスの忘却曲線がしめすようにほとんどが忘れてしまうんですよ。長期記憶に残っていくものはインプットされたもののほんのわずか。
せっかく苦労して得た情報もその場限りではいずれ忘れてしまいます。聞いちゃ忘れ聞いちゃ忘れをそれを限りなく続けていて本当にいいんですか？それで本当に幸せですか？ある意味人間は忘れることができるから幸せに暮らしていけるとう一面も確かにはあります。しかし知識を構築するとか教養を高めるといった目的を果たすためには効率よい方法でストックしたり再度繰り返し情報を瞬時に引き出したりすることで短期記憶が長期記憶に置き換わりその上に新しい情報がのっかってきて知識が向上します。
普段見たりきたりしてることを記憶から忘れ去られることを前提に行ってるとするとあまりにも空しいでよね。そういうことは何かストックしておけば未来の自分に絶対役に立つのですから軌跡をのこすことは非常に有意義なことでもあります。
４ 仕事のパフォーマンスを上げたい。
効率よく合理的に仕事をこなすにはこれは必須です。サラリーマンならずとも自営業者でもこれらを怠ることは死活問題です。本来情報整理術とはビジネスマンのために書いた本がほとんどです。
だいたいこんなかんじですか。
次回は基本中の基本、新聞の切り抜き整理術から見るデータベース構築法。
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究極の情報整理術２
情報整理術本って昔からいっぱいあります。しかしもうちょっと前のこの手の本は無価値です。なぜかというとコンテンツやツールがめざましく進歩してくるからです。誰もが信じられないような予想だにしないことが次々起こってきます。ずっとむかし２００５年ぐらいですか２０００年のITバブルがはじけて再度ＩＴブームが起こっていた頃、ＴＶで（ワールドサテライトかな？）あるＩＴ会社の社長が「来年の予測がつかない」とコメントしたのを覚えています。第一線にいるＩＴを開発している人でさえ、予想し得ないツールが出現するので会社の方向性、舵取りがしにくいと言うことなのです。もっと具体的に説明すると、ＩＴの社長はある程度先見性をもってソフトの開発をしなければなりません。ソフトの開発はそれなりに時間がかかります。例えば開発に2年ぐらいかかったとしてもその間に別の会社が別段性能の良いソフトが出ればいままでかかった開発は無駄になってしまうのです。
例えば私レベルのお話をすると、昔からネットによる自分のスケジュール機能が欲しくて自ら構築してました。まずＰｅｒｌあるいはＰＨＰなどで作られた基本プログラムを探します。本当はＰＨＰなどのオープンソースの方が後々自分で細かいところなどカスタマイズできるのでいいんですがそのころ、ＣＧＩはパール（Ｐｅｒｌ）が主流でなかなか手に入れるのが難しかったです。基本プログラムが手に入ればあとはＣＧＩが稼働できるレンタルサーバーを契約してプログラムをアップロードして細かいところを自分用にカスタマイズします。しかし私は素人なので細かい属性変更など正確にＣＧＩが稼働するのに大変苦労しました。要するにお金も時間も労力もかかったのです。
それが今ではgoogle calendar を使えば高性能のスケジュール機能がタダでつかえるんですよね。
http://www.google.com/intl/ja/googlecalendar/about.html
とうことは過去の労力が無駄になったわけです。普通、過去に自分が努力した時間というのは何かしら現在に役に立ったりするものですがＩＴに関してはそれが何にも役に立たないばかりか時間の無駄っていうわけです。
もうひとつ昔、仕事上で使う電子カルテをはじめ画像管理ソフトなど作ってました。ＤＯＳの時代からです。実際自分の医院で稼働し活躍してました。しかしプログラムに非常に時間がとられるので人生それだけで終わりそうな気がしたのとベンダーさんが高性能な電子カルテをだしてくるので結局は自己開発をあきらめました。そういった努力も今となっては自分の体の血にも肉にもならなかった時間の無駄となってしましました。
ＩＴバブルがはじけてばたばたとＩＴ会社ができては潰れを繰り返し生存サバイバルが繰り広げられているんですけど消費者サイドは楽ですよね。
いろいろ試して”これ使えねー”とか”これは使えるわ”って言ってればすむんですから。しかし消費者サイドもよく将来性を考えて選択しないとそのツールが陳腐化したりいわゆる標準って呼ばれなくなると非常に困ります。
いつものとおり本題からそれて眠くなりました。また次回
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最新最強の情報整理術１
さて情報整理術なるもの本屋にはごまんとあります。個々のライフスタイルによって様々な方法があっていいと思います。しかし最大効率を求めると方法はかなり絞られます。本当に一番効率のいい方法とは何なのか。
そもそもなぜ情報整理しないといけないのか。ということを考えてみると、過去の情報を取り出す時や見直すときに膨大な時間がかかってしまうからです。これに手間暇がかかりすぎるとだんだんおっくうになってきて調べ直すこともしなくなりだんだん記憶から遠ざかってしまいます。人間の脳は所詮、すぐ忘れるようになっているので、一度見たり聞いたり調べたりしたとしてもいずれ忘れてしまうのです。そうするととっても時間の無駄になりますよね。時間の無駄になるばかりかそれが仕事上の必要なことであれば死活問題です。生活ができなくなることもあります。記憶というのは何度もリピートしたりうまく情報整理しないと長期記憶としてなかなか定着しないのです。
仕事においてもプライベートにおいても情報整理という分野は重要で絶対必要なことであります。
情報整理は重要と分かっていてもなかなかそれが実行できないなど阻害する要因が多々ありますよね。考えつくほどあげてみると
①インプットされるメディアの種類が多い。TV、新聞、インターネット、メール、電話、雑誌、講演会など文字や音声などさまざまなので一つのファイルに統一しづらい。
②自分の記憶力に頼りすぎてる。人の話を聞くときや、講義や授業を聞くときにやたらメモする人（あるいはノートする人）がいますよね。こういう人は身の程をよくわきまえてる人ですね。こういう人ほど実はかしこい。反対に何もノートをとらず、自分の頭の中で十分理解できてるよ～わかってるよ～覚えたよ～っていう自慢顔を浮かべながらうんうんうなずく人はそとづらはかっこいいけど実は身の程知らず。
③そのメモやノートをうまく管理しないと絵に描いた餅。その整理術をしらないか膨大や時間や労力を使っている
④最近はやりのスマートフォンなどで全て情報整理ができると思っている。これら携帯やスマートフォンはモバイルに機能を特化していますが情報入力において犠牲を強いられています。つまり情報入力には適さないのです。
入力インプットに膨大な時間をかけては情報整理術の意味をなさなくなってしまうのです。
ではなにがいいというのかいうとメモ書きに勝ものはないでしょう。まさにアナログとデジタルの融合が最強の情報整理術を生み出します。デジタル全盛の時代ですが全てデジタル化するのではなくそれぞれの利点を融合させれば時間を凝縮することができるのです。
ということでこれらの参考となるのが以下の書籍です。｛情報は一冊のノートにまとめなさい｝
結構以前に出た本ですが結構売れたみたいです。わたしも半信半疑で読みましたが全て同調できるものではありませんでした。しかしその中で一つでも二つでも自分流の情報整理術にヒントを与えてくれました。
特にモバイルサラリーマンの人は必見です。
実はこれは本命の情報整理術本ではありません。
本命は次回にて
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