情報整理術４（新聞の切り抜きからみる基本）

例えば新聞の切り抜き情報整理術を見てみましょう。

基本は新聞の切り抜きと（アナログ）とインデックスデータベース（デジタル）の共存が一番現実的なやり方です。
ＩＴ環境が整った現在でもそうです。
そりゃ理想は切り抜き記事をスキャンしてＯＣＲと同時にＰＤＦ化して完全デジタル保存するのがいいに決まってます。保存場所はいらないし、全面記事の内容も検索の対象になるので容易に目的の記事を探し出せます。
しかし上記のことをするのにドンだけ時間がかかるか。

まずＯＣＲ。はっきり言って15年前と全然進歩していません。活字認識率が非常に悪いのです。全文をテキストデータに変換するには相当な修正作業を必要とします。

ではＯＣＲはあきらめてＰＤＦ化だけに絞ればいいと思いますよね。確かにドキュメントスキャンであればあっという間ですね。しかし条件が。規格のサイズじゃないといけないのです。だいたい今市販されている卓上スキャンでもドキュメントタイプでも標準でＡ４サイズ。つまりそれ以下なら問題ありませんがそれ以上だと縮小コピーしてＡ４以下にするか、また不定形の切り抜きだとドキュメントスキャンは通らないのでＡ４コピー用紙にのり付けしてあるいはコピーして通さないといけません。切り抜き記事って四角形とは限らずふにゃふにゃ訳の分からない形になりますよね。

ゆくゆくは新聞もネット配信が主流になるでしょう。そうすればスキャンする必要もなく、しかもデータ収集の必要もなく容易にサーバにアクセスして自分のチェックした記事のみの検索もできるようになるでしょう。
でも今はまだアナログとデジタルのハイブリッドが主体です。（車もそうですよね。まだ燃料電池車や電気自動車の時代ではありません）

よって時間のたっぷりある方や極めて少量のデータ収集を行うのであれば上記の完全デジタル化のやり方が一番適してます。でも普通情報整理術を駆使しようとするひとは忙しい人が多いでしょうからその中で時間短縮を最大限に考えないといけません。
手順を示しますと

①まず気に入った新聞の切り抜きを行う。

②それをクリアファイルに入れる。

１ページ１記事とは限りません。大小様々ですので一ページに何枚も入れてもかまいません。後ほどインデックスでデータベース化するのでそれでいいんです。時間のある方はＡ４のコピー用紙に新聞の切り抜きを余白に何枚ものり付けしそれをクリアファイルに収納していってもかまいません。そうすれば目的の記事を読むときにわざわざクリアファイルから出さなくてすみます。それなら最初っからノートにのり付けでもいいのですがページどおしがくっついたり量が多くなるとすぐかさばります。

③クリアファイルはあまり多くカテゴリー分けしない。さらに時間短縮なら一つで時系列に収納していく。

ここで一つ課題があります。クリアファイルをカテゴリー別に収納するか一つのファイルに時系列に収納していくかですが、たしかにカテゴリー別に分けた方が後で見直すときに類似記事や比較検討ができますから非常に便利ではあるけれどもあまり多くのカテゴリーを作ってしまう（データ分散）とデータ管理が煩雑になってしまいます。
大まかなカテゴリだけファイルを別に作っておいてデータを収納するときに分散させます。
例えば「レシピ」というファイルを作ったとしてそれ以下のカテゴリ、つまり和風であるとか洋風であるとかイタリアンとかそんな細かいファイルは作らずランダムに収納していきます。あとはインデックスデータベースにお任せです。

④収納したクリアファイルには番号あるいはアルファベットをそしてページにはそれぞれ１．２．３．４・・・とつけていきます。そうすればA-15だとAのファイルの１５ページだとすぐに分かります。

⑤インデックスデータベースを作ります。

これで全て完了です。

見直すときにはデータベースを参照し、検索をかければ一秒もかかりません。そして実際の切り抜きを選び出すのに何秒もかからないですよね。ファイル名とページがわかってるので。

それでは次回はインデックスデータベースの作り方です。

中津市の歯科医院で働く歯医者